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会议策划所掌握的细节


时间:2021-07-28 15:10:06  来源:未知  作者:未知  浏览量:

一般而言,找到合适的会议策划承办商后,并不意味着作为会议执行者的您没有什么可以做的,要想使会议能顺利进行,还需要主办方对许多细节工作进行深入的把握:
1、会议开始前,全局性的整体规划还是必须由您来做,制定会议进程“时间表”;
2、一般情况下,会议将于何时何地召开,何时召开,以及会议在何处召开,并确认每个单位的代表。如果会议形式比较严肃,除了电话联系外,还需要以书面文件或通知单、邀请函的形式与各单位联系,并得到明确答复(如书面文件或通知单、邀请函需要特殊制作,还必须与印刷商协商处理)。
3、取得会议承办方出具的可提供服务项目表,并根据需要与会议承办方签订有关协议、合同,以法律手段保护其合法权益。
4、你必须自行拟定会议日程、会议演讲稿及相关报告内容,如会议内容并非内部机密,亦可向会议承办方提出申请,请其协助拟定。
5、在有会议承办方协助联系酒店、机场、餐馆、广告公司、印刷商、车队等单位时,根据“日程安排”及时进行查询,落实计划进度。
6、在会议开始时,要认真登记,做好协调工作,分发材料,同时可以结识新朋友,加深与老朋友的关系。会议代表如需交纳会务费,则须另负责收取。在会议结束后,将会议承办方的准确人数、房间数及时通知会议承办方,并与宾馆协商多出或少出房间的问题,避免宾馆和您不必要的麻烦。在正式会议开始前,检查场地布置情况(灯光、音响、场地布置、绿化和特殊设备),确保场地整洁。与会议承办方协商确定合理的就餐时间、叫醒时间、会议时间。
7.在会议期间做好协调工作。
8.根据公司及本次会议的总体目标,制定财务预算,一般先预付50%的预付款,剩余的预付款在会议结束时一并支付/
9.会议结束后,根据实际情况制作本次会议的总结报告书,备案。





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