一、摸清客户细节要求
会务活动林林种种，类型繁多，不同的会议需要不同的环境、不同的地理位置、不同的会务目标等。因此，会议活动策划的第一个重要步骤就是是问引导主办方说出相关的想法、目的、预算等方方面面的信息，从而避免下一步的策划构思偏离方向。
二、实时掌握思路主线
从部门主管到公司总经理，每次会务活动的决重者多多少少都可能会参与筹划过程，只不过有人是专职从事这项工作，有的是兼任此职，有的言重、有的言轻，但无论参与者有多少，人事关系有多复杂，一定要加强与主要执行人或执行团队的沟通，第一时间了解到主办方各类需求的思路主线，比如预算变化、酒店倾向、平面设计风格等，只有实时抓住思路变化的主线，就能在众多的意见、要求中不迷失方向。 当然，如果能有资源对策划公司作侧面的资质肯定，这条路走起来会顺畅很多。
确定了场地，策划的工作就进入了快车道，通过以下步骤，整个会议策划方案就会很快出炉了：整体策划框架草拟，按照之前的工作和现有的所有信息，先确认整个会议的各大素和会议活动流程，接下来确认方案的主题、整体基调，当然这一切必须围绕前个三个流程所掌握的准备信息来规划、设计，最后就是把主题基调分解成会议活动每个流程环节中的表现点，并且落实方案能否落实即方案的可执行率有多少，并且各个结点的综合预算是否会超出主办方的预算范围。
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