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道唯观点

商务会议执行手册,2018专家级操作指导实用攻略!


时间:2018-03-10 08:59:53  来源:互联网  作者:互联网  浏览量:

 
【目录】

一、会议资料准备
二、设备及设施准备
三、会前准备工作
四、人员安排
五、发票的开据
六、会议接站
七、会议报到
八、会议期间
九、会议结束工作

[会议资料准备]

1.会议资料:由主办单位提供,其中文字资料,由承办单位按会务组要求根据参会人数印刷。
2.会议资料(主办单位提供)
3.领导发言稿(主办单位提供)
4.《签到册》、《会务指南》、《会务日程》、与会者到达消息。
5.会议流程及工作推进计划(会务服务公司提供)
6.KV主视觉设计(主办单位提供内容)
7.导示牌设计稿
8.欢迎展板、会场展板
9.会议礼品(按参会人数准备)
10.会议嘉宾证

[设备及设施准备]


       为了提高会议的档次及满足现代会议的需要,目前已经出现了通过移动终端平台集会务信息发布、电子邀请函、建立并管理群组、在线调查问卷、在线会各统计等功能于一体的新型网络会务服务模式,推进无纸化的进程,真正体现绿色会议,智能会议的需要。

1.桌椅、名牌、茶歇

       桌椅是最基本的设备,可以根据会议的需要摆成课桌式或鱼骨式(亦称岛屿式),如参加会议的人数较多,一般应采用课桌式,除前排重要与会嘉宾外,其他嘉宾只设立座椅没有会务条桌,如果参加会议的人比较少且有分组讨论环节,一般采用鱼骨式,按桌次组别设立名牌,让与会人员对应入座。

       会议上的茶水通常预备矿泉水,但高端会务主办方同时会在会议中间设置茶歇环节,为与会嘉宾提供精致的咖啡、茶饮及甜点,以缓解调节来宾的精神情绪。

2.签到簿、名册、会议议程

       签到簿的作用是帮助了解到会人员的多少,分别是谁,一方面使会议组织者能够查明是否有人缺席,另一方面能够使会议组织者根据签到簿安排下一步的工作,比如就餐、住宿等。印刷名册可以方便会议的主席和与会人员尽快地掌握各位参加会议的人员的相关资料,加深了解,彼此熟悉。电子签到、微信签到、智能会议系统与传统印刷品各有其优势,互为补充。

3.视频设备、激光笔和翻页器

       多数商务会议场合,演讲者需要在LED屏上展示PPT讲演内容,激光笔和翻页器作为辅助器材,配合演讲进度。

4.各种视听器材

       现代科技的发展带来了互动式投影、无缝拼接投影、LED高清屏、同声传译等视听设备,给演讲者提供了更丰富的展示手段。在会务开幕前,必须先做好各种设备的连接、调试工作,并且无特殊状况不允许临时更换设备,避免出现兼容问题等带来的播放障碍。专业录音器、高清摄像机、摇臂设备能够把会议的过程和内容完整记录下来,特殊场合需要聘请专业的速记员,同期将会务演说整理成电子文档。

5.资料、样品

       如果会议属于业务汇报或者产品介绍,那么有关的资料和样品是必不可少的。比如在介绍一种新产品时,单凭口头泛泛而谈是不能给人留下深刻印象的,如果给大家展示一个具体的样品,结合样品一一介绍它的特点和优点,那么给大家留下的印象就会深刻得多。目前产品的展示手段除却传统的实物展示之外,在汽车、地产、通信终端、珠宝、大型工程机械等行业会议中还出现了3D投影设备,通过现场3D建模还原产品组装,立体呈现产品设计细节,并能嫁接3D视频光影特效模拟还原产品动态信息。

6.会标、背景板、展板

      会标一般指会议名称和会议标语横幅。

      为强化会议效果,许多会议将传统会标美化、渲染为会议背景板(多采用宝丽布喷绘工艺),从而节约会议成本和准备时间。目前市场上的喷绘媒介及油墨材料,已经有遮光涂层、UV环保面料和环保油墨,主要是避免画面透光、油墨刺激性气味对会议带来的负面影响,但与普通喷绘工艺相比,UV环保喷绘的性价比仍有待提升。在某些大型会议现场,需要将视频器材与传统背景板相结合,在制作工艺上多采用木制板材拼接工艺,用敷料找平打磨后以背胶写真裱装,其环保性、视觉精细度和整体美观度在更胜一筹。

[会前准备工作]

1.根据会务组要求,代表报到前两天,会议室会场布置(会标、导示牌、灯光、音响、多媒体、投影仪、LED屏、电源、桌椅、茶歇及服务员安排)按部落实到位;
2.据酒店提供的房况表,报到前两天与先到达的会务组人员协商确定会务组房间,选定领导、专家及主要代表入住的楼层、房间类型、房号、需要放置的水果、鲜花种类及特殊安全保卫工作;
3.提前两天检查餐厅环境卫生,桌椅摆设、餐具的完好程度,再次落实菜单及服务到位情况;
4.提前两天完成会议所需的嘉宾证、发放的资料、签到表、就餐卡、导示牌及宣传画面的摆设位置,电源、灯光亮度、通道畅通等情况,会间摄影、摄像设备,人员的准备;
5.有特殊需求,可与酒店保安部组成会议安全组,在会议期间加强门卫、楼层行查,杜绝安全隐患的发生;
6.有特殊医疗保障需要,可配备医疗人员,解决突发事件。提前购买常备药品,种类包括:感冒、消炎、晕车、呕吐、腹泻、创伤、止痛、解暑、酒精、碘酒、氧气袋等。基本设备包括:电子体温测量仪、听诊器、手电筒、棉签等。及时联系就近就医;
7.在停车场、大堂、楼层、餐厅、会议是、电梯等处摆放导示牌。

[会议其它费用开支预算]

1.嘉宾证 2.宣传展板 3.鲜花装饰 4.接待用车 5.宴会酒水 6.茶歇  7.纪念品 8.资料印刷 9.摄影、摄像 10.其它

[人员安排]

1.会务接待小组:负责如住房登记员,财务人员,票务,考察咨询,引导人员(至房间、餐厅、电梯、会议室);
2.会务执行督导:负责落实会场布置及会场服务;
3.影像组:根据会议需求安排摄影摄像人;
4.车辆小组:根据会议实到人数,落实车况好、驾驶技术好的配套车辆。此小组负责会议临时接待服务工作。如:专家、领导临时出行,就餐、会见等活动的车辆;
5.旅游接待小组:根据参加考察人数安排每车一位优秀导游,负责代表的服;
6.餐饮小组:此小组负责会议用餐的时间、人数及相关的一些服务,确保代表会议期间的生活服务。

[发票的开据]

        在会议前通知上注明由我方承办、会议期间我方根据代表需要,开具正式发票及酒店的住宿发票。

[会议接站]

        会议报到当天,安排全天候接站,机场设立两块醒目接站牌,一块设在正门出站口,一块设在提取行李出口处。火车站设一块醒目接站牌。

[会议报到]

1.在酒店大堂设“签到处”、“收费处”、“会务咨询处”、“票务处”等;
2.报到登记时,填写姓名、单位、职务、身份证号码、通讯地址、电话、收费金额、入住金额、入住天数、房间号、考察线路等;
3.提醒代表贵重品免费寄存总台、保管好个人财物,耐心、细致地解说会议报到须知及有关事宜,及时妥善处理好代表要求;
4.根据会务组要求传达通知、指示,准确发放会议资料、纪念品、餐券、考察乘车券;
5.代表报到后,由行李员引导入住,同时办理行李寄存;
6.当天打印会议通讯录并与会务老师校对,及时发给代表;
7.会务组24小时有专职会议,随时接待安排参会代表。

[会议期间]

1.要求酒店落实叫早服务;
2.准确统计用餐人数并安排代表用餐,及时解决会议期间临时发生的问题,确保会议正常进行;
3.会议室布置情况落实;
4.安排好旅游攻略、落实返程机、车票的登记;
5.及时统计票务预订情况、考察人数、行程立即同旅行社计调反馈;
6.与酒店公司财务人员协调好票据的开取;
7.准备统计返程的人数、时间、日期、确定代表返程。

[会议结束工作]

1.会议结算

(1)向会务审计组提交书面报告审核。罗列《会议结算清单》,包括此会议的实际人数、天数、实际用餐人数、用餐标准、考察人数及会议期间其它费用开支;
(2)向会务组提供所需发票;
(3)支付会务策划执行供应商相应的服务费用;
(4)返还会务组剩余的会务利润;


2.会议返程

(1)根据代表返程机、车票时间及方向,分批送站,确保代表顺利返程;
(2)可根据会务组需要派专人、专车、提供满意的专车服务,并向会务组赠送湖北特色精美礼品。


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