考虑周全要成功地举办一次会议，尤其是大型会议，须要考虑很多方面的问题，比如开会的时间是否能保证大家都能参加，不能出席的人是否有替代人选，怎样联络；会议的主席、主持、记录人员、现场服务人员等相关人员的安排是否妥当；会议需要什么辅助器材，选择哪家活动服务供应商；会议进行的时长预计有多久等等。只有事先做好准备工作，才能保证会议地顺利进行与圆满结束。
一、选择合适的会议场所
会议场所的选择有很多种，最常用的是公司的会议室；有时也会选择城郊一个山清水秀的度假山庄或临湖酒店，在休闲状态中植入会议流程；大型的、重要的会议则可以专门租用酒店或城市会议中心的会场。不管采用哪种方式，对会场的基本要求是一致的，即：会场舒适宽敞、隔音效果好、采光通风良好、没有其他干扰、空调良好、简单的场灯、会议级音响等设备基本齐全。
二、会议筹备相关事项
有关会议的前期准备事项，如时间、地点、会议议程、与会人数、辅助器材、礼品、就餐安排等需要提前规划、确认，尤其是会场，是整个会议规划的基础和起点，不确认会场就谈细节规划的筹备是空中楼阁，往往会出现预算失准、细节无法实施等诸多问题。最终会议通知、会务流程、项目分组负责人员、会议预算以及工作进度推进安排等细节，需要及时组群通报和安排到位。
三、会场器材准备
1.场地规划
根据会议的需要可以将会场安排成课桌式、剧院式、岛屿式、自助式、中式圆桌等，如果相对场地面积与会人数较多，一般应采用剧院式；如果相对宽松又有个人记录需求，一般采用课桌式；如果是培训类或商务交流类的会务类型，可以选择岛屿式；如果是中式年会、表彰大会多选择中式圆桌；如果非中式年节时间结点的客户答谢等就可以选择偏西式的自助式会场规划了。
主舞台一般可以选择由酒店及会场自带的组合式舞台，通常规格是1.83*2.44m每块，高度0.6m，常规会议及活动要求可以基本满足。如果对舞台造型有特别规划的，目前可以选择钢木结构进行部分设计，并结合视频、灯光特效点缀完成舞美效果。
2.签到、外场氛围
会务外场氛围现阶段有了更多的选择，如炫彩风车、炫彩拱门、发光字母、云灯、５米刀旗、异型展板、泡沫雕塑等，不再是传统的充气拱门、空飘气球、珩架喷绘，道唯团队会为您的会议展示带来更富创意的规划。签到环节除却普通的商务会议会例行使用到纸质的签到薄外，更多的在签到形式和设备应用上进行了创意和革新，有文艺范儿的将签到背景规划成３Ｄ、特效互动、前卫的平面设计等；有科技范儿的将其结合上传至微信签到，实时展现签到动态，会议开场展示签到人员头像的创意动画，会中利用微信作抽奖、发言、红包互动。
3.视听影音及灯效器材
现代科技的发展推动会场设备的变革，传统的投影机逐渐会淡出会场，投影设备的运用今后更多的走向大型会场互动（如08奥运北京鸟巢开幕式）、展厅的人像互动、裸眼３Ｄ成效，视频特效已经成为ＬＥＤ拼接屏的天下，弧形屏、异形屏、还有像春晚舞台使用的全方位立体升降屏，以及ＬＥＤ屏无缝拼接技术的使用，让我们的会务及活动中的视效变得更加震撼多姿。
会议及的音箱设备在四星以上酒店会议厅都有配置，能满足基本会议的演讲需要，但如果在会务及活动流程中有演艺环节，就心有余而力不足了。此时，我们会推荐使用更专业的ＩＢＯ线性音箱组合，无论是落地、悬吊哪种放置形式都能将演艺音效完美呈现。
普通会场的场灯亮度有限，舞台演讲者或表演者以及灯光与嘉宾的互动都是无法突出表现的，不光会影响与会者的体验感，同时与不利与会议及活动现场的影像拍摄工作。此时，道唯会为您推荐性价比较高的灯效器材规划，面光、侧光、顶光以及特效光束、图案灯都能根据现场做出最佳规划。
４.资料、样品、礼品
普通会议这三样都是必备项目，资料是宣传会议内容、流程、主要嘉宾介绍、主要企业画册、相关赞助商的产品图册等，通常以主办方或会务为主体设计成资料袋，在会前凭邀请函分发领取。中国是礼仪之邦，合适的定制礼品是延展会议沟通效果、嘉宾记忆的理想方式，礼品的类型主要还是根据主办方的预算及与会人员的特点进行合理规划。
５.会标、展板
会标一般指会议名称和会议标语横幅。
为强化会议效果，许多会议将会标美化、渲染为会议背景板（采用喷绘或写真画面），目前环保级的喷绘写真画面一般采用ＵＶ级别的喷印设备和油墨，其高保真的图像色彩还原度是常规喷印设备无法比拟的，缺点是价格较贵。
大型展板画面从性价比考虑，道唯还是推荐黑白布ＵＶ喷印，在遮光、环保、保真更有实用性。
会议细节林林种种，作为会务的筹划人员也许您已经很专业了，但依旧需要更专业的我们为您规划最佳的方案。作为武汉最具竞争力的会务会展演出设备供应商，道唯历经十二年的行业风雨，为客户专业提供新品上市、产品订货、主题行销、品牌巡展、展览搭建、学术研讨、行业论坛、客户答谢、企业年会、庆典仪式、文艺汇演等项目的一站式管理服务。武汉会场预订、武汉会务服务、武汉舞台搭建、武汉LED屏租赁、武汉灯光音响租赁、武汉全息投影租赁、武汉活动策划、武汉外籍演艺、武汉活动执行资源直通车就选道唯传播！有道唯的助力，您会发现一切变得简单而顺利，交友热线：027-88393592
