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道唯观点

在武汉如何策划一场成功的商务会议呢?


时间:2018-03-10 08:54:56  来源:道唯传播  作者:道唯传播  浏览量:

  

  一个重要的商务会议的成功与否,关键在于策划者的策划思路与方法是否正确,各方面细节考虑得是否周详,会议行程安排是否合理,比如会议主题的构思、会议费用预算规划、会议
场地的布置、辅助设备的运用、场外氛围的营造、展示动线的规划、与会者的住宿和餐饮安排、富余时间的集体拓展方案等等。面对会议策划时遇到的诸多问题,作为筹划者的您是否已经找到合适的思路方法或策划团队呢?如何实施做能够既满足领导的要求、体现会议的主题方向,又能在不经意之微细节闪出不一样的亮点?万事预则立,不预则废。一个好的会务策划方案,应当从做好这次会务活动预算计划开始。

 
  一、会务预算
  商务会议的预算不是一个概念。通常而言,会务预算包括以下几个方面:
  
  1、会场费用
  
  (1)场地租金——场地的租赁大多已经包含会务常用设施,譬如酒店内的基础会议音响系统、投影仪、主舞台、桌椅、主席台、会议记录纸笔、矿泉水等,这些项目我们在同酒店或场地租借方商洽的过程中一定要仔细确认,以免产生额外的支出,也许部分设施会单独计价,如投影、会场自带LED屏、鲜花等。
  
  (2)会务设施租赁——会务辅助设备,如视频设备、扩声设备、灯光设备、移动式同声翻译系统、会场展示系统、
摄录设备等,此类设备需要找寻武汉本土的会务会展设备供应商,租赁费用中包括设备的使用费、周边技术支持、设备运输搭建撤场等。考虑设备租赁的项目规划时,还应总体评估综合用电功率,对应会场的总负荷,如果不能考虑调整增减设备,是否能够通过会场工程部门增加外设电源,否则无法保障会议的进行。上述视音设备不排除会基于品牌、规格的不同,产生一定的价差,会务预算应以合适自身需求为准。

 
  (3)氛围布置——该部分费用包括外围展示物料、导示系统、签到系统等。
 
  (4)会务协力——这些支持通常包括广告、资料印刷、礼仪、主持人、演艺节目、音效师、会务接待、运输与仓储、公共关系等。上述项目皆为临时性质,建议会务主办方寻找本土优秀的会务活动执行公司,将获得价性比相对较高的整体管控服务。单项服务,应当让执行团队提前拿出尽量详细的方案及说明,以便主办方深入细致了解其在整体执行过程中的作用。

   2、交通费用
       
       (1) 出发地至会务地的往返费用——包括航班、铁路、公路、客轮,以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通;
 
       (2) 会议期间交通费用——主要是会务地交通费用,包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通;

        3、住宿费用
 
       住宿费与酒店地段、星级标准、房型等因素密切相关,会务主办方需要提前评估会务入住人员的数量、组别、性别、个人要求,以便同酒店方洽谈出合理的折扣空间以及提前预留相应的楼层、房间。
 
        4、餐饮费用
     
       会议的餐饮费用取决于会务安排的流程以及预算安排的基调,如提前入住人员、临时入住人员以及需要特殊安排人员应该提前做出预案,为酒店的配合预留空间。

 
       (1) 早餐
       
       早餐通常是自助餐,当然也可以采取围桌式就餐,一般在商洽住宿时会明确是否包含早餐费用;含早的在酒店规定的时段内由酒店餐饮部提供就餐服务,不含早的自行解决。

 
       (2) 中晚餐

       中晚餐以自助式或中餐圆桌式皆可,自助餐形式酒店方按人头、圆桌式中餐以桌为单位收费,通常会有几个档次给客户选择,签约前最好明确是否包含服务费和税金,如果主办方自带酒水是否会产生额外的服务费用。
 
       (3) 中场茶歇

       无论是酒店方还是外卖茶歇服务,通常都是按人数来报价的,其提供析糕点及饮料组成在同级别情况内大体相似,通常以西式的小型糕点、饼干、果汁、茶饮、果拼等为组全形式,道唯团队综合以往的经验提醒会务主办方,在安排茶歇预算之时可在保底人数之上适当降低,过于丰富的茶歇一方面会造成预算的浪费,同时也影响与会者正餐的食欲。
 
       5、视听设备
     
       视听设备一般分为三大类,一是视效设备,现阶段主要以LED全彩高清屏为主,投影类、LED数控类为辅;二是扩声设备,分为基础级、矩阵、线性三小类;第三是灯效设备 ,分类更加复杂,有按功能分有场灯、舞台灯、观众灯、效果灯等,按光源位置分有面光、侧光、台口光、耳光、顶光之分,按器材类别就更加丰富了,非专业执行团队无需了解太过深入,专业的会务活动执行团队会为主办方提供周到的规划方案。

       此外,这几类设备的租赁费用,通常按天计算,在租赁单价之外产生的运输、安装、调试、技术人员以及在执行过程中相关人员产生的交通、食宿等项目会单独计价。

       6、杂费

       杂费是指会议务务执行过程中产生的一些临时性费用,在无执行行使先例的前提下会务杂费的预算一般较难准确预估,此项可根据总预算做灵活机动处理。
 
       二、参会者的安排
   
       邀约
 
       信息发布——按媒介分有印刷品(包括邀请信函、组织文件、会议通知)、电子邮件、印刷媒介公告、电子媒介公告等几种形式。通常信息发布包括主题、时间、地点(暂定或者候选)、主要议程及安排、费用及标准等等,有些还附送会议企划书,可以让参与者了解参加的意义及对会议的期望。
 
       回执——对于主办者来说,回执是对商务会议企划活动成功与否的判定标志之一。回执收到后,通常需要统计(在这之前,需要提醒的是回执单的设计非常重要,应当是合理且圆满的,应当包括如下信息——明确的人数、职务、性别、联系方式、预计到达目的地时间、迎送要求等等)、确认回执有效(通常以会务费用是否交纳为标志),接下来需要做的就是资源分配——主要是展位与酒店住宿的安排,回执确认即确认通知可以在这一切完成后发出。回执可以有多种形式——传真、信函、电子邮件、网路回执或者电话均可。回执需要注意的是,如果会议课题允许,应该考虑到参与者的特殊要求,譬如家属、随行人员、保健要求、交通代理、饮食习惯、住宿要求等,如果回执清楚,那么对会议的有序安排会起到很大帮助。

       签到——小型商务会议,签到相对简单,仅仅是名录登记。但如果是大型商务会议,那么签到就需要专业服务团队进行介入,会前签到与会议签到需要完成的项目略有区别,前者通常以到场入住人员情况登记和食宿安排为主,后者以会场资料分发、与会个人信息统计、礼品派发、小组安排等为重点,目前专业的会务执行团队能提供以微信邀约、微信签到为基础的信息统计服务,并能将会前统计、会中投票、抽奖、网络直播、会务事件传播整合其中,大大节省了主办方的工作成本提高了执行效率。
 
 
        三、确定时间、流程与目标管理
 
       整个活动是一个系统工程,流程管理是指在活动中各项工作内容之间的相互衔接、协调和配合关系及其有机组合的过程管理。比如在活动中,主题内容、意义确定才能确定议程、规格,规模、规格确定才能确定人数,人数确定才能落实场地,场地落实才能现场布置等等。上述节点环环相扣,最好不要打乱各项的落实顺序。流程管理会让总导演对于整个活动的各个部分有着清晰的认识,便于找出工作的关键点、重点、难点,一般以程序表格体现。
 
       四、会务策划
 
      1、流程建议——专业会务执行团队会提供一份同类会务执行的流程表,主办方根据自身要求具体安插调整,正式的商务会议偏重于紧凑、连贯、结点分配到位,会销性质的商务会议可以适当在前者的基础上增加一些表演、互动的环节,从实践来看,一般控制在一到两个小时为宜,超过两小时的会议最好分日期分时段安排为宜。
 
       2、锦上添花——常规的会务会议活动,会务执行团队的策划增值服务往往体现在对细节处的把控和调整,如广宣品制作物的材质、KV设计调性、内外场地布置的细节要求、开场灯光特效和视频特效的设计处理、主持人服装与主会场色调的协调性、串场节目的选择和表演团队层次把握等,这些方面多是服务公司多年的行业经验,也是增值服务的体现。
 
       五、执行方案

      会务策划案是指导整个活动的战略、战术文本,具体操作方案则是基于此策划案之下用于主办方内部或者执行公司最终指导整个活动的实时操作步骤,根据岗位、分工、执行内容、执行流程、工作进度落实到人到岗。

       六、现场管控
 
       现场控制是体现总协调人应变能力的一环,事实上,一个好的协调人会将工作做在前面:首先是预防变数的发生。比如平时做一些培训,事前做一些排练。从实践来看,现场的突变往往是因为沟通不畅,考虑不周,以及礼节上的疏忽。应该重点重视这些方面;其次,要在事前准备好备选方案;再次,注意积累现场的灵活应变的处理技巧。
 
       对于前来的官员、经销商要有人陪同和沟通,对于前来的记者,应该一视同仁,不能对A媒体公开某些情况而对B媒体则保密。对于记者个人挖掘的新闻一般不宜转告他人。

       在气氛的控制上,总协调人处于一个平衡的“重心”上,气氛轻松活泼,与会者的心情也会舒畅。另外一个重要因素是主持人,如果是自己主持则会好一些,但往往是分身乏术,因此在发布会中,需要提前安排好一些事情,事先要与主持充分沟通,让他(她)对整个会议的风格有个大致的了解与把握。
 
       在产品的演示讲解过程中,可以用一些现代科技手段,结合做好的示意图、三维图形、录相、幻灯片等,以助与会者的理解。
 
       整个会议应有正式的开端和结尾。如果发布会安排在晚餐或午餐前结束,则应该有酒会或自助宴会等,在会议结束时,由主持人通知时间与地点。

       七、其他
 
       车辆调度

       重要的国际性会议、行业重要会议、知名公司全球或者大区会议,参与者通常人数较多,身份较高,如果在主办者所在地,车辆调度可能不成问题,如果在异地举办,那么车辆调度就值得好好研究。通常,异地举办会议基本上委托当地专业机构代理,车辆调度涉及到主办者与代理方的沟通,还涉及到会议举办地的车源问题。对于主办方,通常只提出用车要求及安排要求,而代理公司则要考虑时间安排、预定的合理车辆数量、行走时间及线路等等。因此,主办方应该提前告诉代理方相对准确的与会者抵达时间、人数、此时间段内抵达客人的身份及车辆使用标准,并告诉代理方如果出现与预告情形不符时希望采取的弥补措施及愿意为此承担的代价。
 
       礼仪与迎送

       对于会议而言,必要的礼仪显得温馨。礼仪工作一般包括模特召集、程序分解、简单培训、服装道具准备、礼仪执行等。

       值得注意的是礼仪的文化素质及外语基本技能考察,而不能简单看形体决定是否聘请,另外一点就是礼仪的个性是否符合工作要求。
各种主题的会议对礼仪的要求不一样,学术性会议、政府性质会议要求模特的着装比较素雅,不能抢了专家及政府要员的形象,而销售类会展则需要模特为企业及产品锦上添花,尽量着装鲜艳,与企业或产品的品质形象要求一致。

       秩序维护
 
        对于会议或展览而言,无不希望有良好的秩序。小型会议(特别是企业或者)的会议秩序基本不用控制,但大型会议及展览,秩序的控制就显得很重要。
       
       大型会议可以采用代表证或者入场券方式控制,如果需要保密,代表证可以特制,印制有代表的数码身份照片,会场入口设立保安;展览的控制比较复杂,因为展览主办者关注的和展商关注的不是同一个目标。展览主办方需要控制的秩序,而展商需要的是信息最大化以及信息获取的便利性。有些展览附带有展中会,还有的带有技术交流或者论坛性质,所以通常会对所有展商或者参展人员进行身份及级别分类,以保证技术交流或者论坛不被外界或者无关的展商干扰。控制的手段有带条形码的参展证(需配备读码机)、或者磁卡式代表证。为同时满足展商信息最大化的需求,现在国外开始引入电子名片管理。

       资料快速收集利器--电子名片
       
       传统的展会上,少不了的是满天飞的名片,参展商在每天展会结束后总要花上一两个小时整理名片。想取代这些繁琐,可以使用电子名片。
所谓电子名片,通常用磁卡或带条形码的材料制作——可以说是为参展商和参观者特制的参展证。在签发该证前,组委会会要求参展商或参观者输入个人资料,包括公司名称、联络办法、本人职衔、公司性质和业务范围等,然后把这些资料存入卡中。同时,组委会会购置这类磁卡或条形码的读取设备供出租,参展商可以自由选择租用与否。参展商租用设备后,只需把设备连接到自己的电脑上就可以开始使用。买家需要把名片给参展商时,只需要把存有自己资料的入场证在读取设备上划过,所有资料就会在眨眼间被传输到参展商的电脑里。参展商还可以把双方谈话的要点记录在相应备注栏里,做到十分有条理地管理买家资料。尽管这些设备比较昂贵,但可以由展会组委会统一购买、重复使用,参展商只需付出较低的价格向组委会租用,十分实惠和方便。如果每个参展商及买家都使用电子名片,展览会甚至可以像地下铁路入口那样管理而且可以准确的记录入场人数。

       会展考察/旅游
 
       实际上,会展考察或者旅游大都是为嘉宾特别安排的、具有公关性质的行为,当然不排除部分行为是真正的商务考察(为获取行业或者相关行业信息而举行的市场调研性质的动作)。
 
       1、 真正的商务考察:此类商务考察实际上主办者已经作好安排,需要会展中介公司提供的服务只是目的地住宿餐饮预定与安排、交通工具、司乘人员及向导,可能的话需要中介公司协助解决媒介邀请及映像资料摄制。中介公司的职能大体等同于主办者的前导服务及后勤保障部门。

       2、 会展旅游:一般而言,会展旅游基本安排短线旅行,旅程很少离开会展举办地500公里以上,时间不会超过48小时(大多数为24小时以内)。少数旅程可能超过1000公里以上,时间可以长达一周——甚至可以跨国旅行。此时中介公司的作用就相当于旅行社,将提供线路咨询、线路包价购买、导游、景点票务、车辆、住宿餐饮安排、旅游保险购买、落实异地返程票务等服务。


       作为武汉最具竞争力的会务会展演出设备供应商,道唯历经十二年的行业风雨,为客户专业提供新品上市、产品订货、主题行销、品牌巡展、展览搭建、学术研讨、行业论坛、客户答谢、企业年会、庆典仪式、文艺汇演等项目的一站式管理服务。武汉会场预订、武汉会务服务、武汉舞台搭建、武汉LED屏租赁、武汉灯光音响租赁、武汉全息投影租赁、武汉活动策划、武汉外籍演艺、武汉活动执行资源直通车就选道唯传播!有道唯的助力,您会发现一切变得简单而顺利,交友热线:027-88393592   

 





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